ttp blacksprut: пошаговый гайд по оформлению транспортных документов с учётом налоговых требований

Для бизнеса на УСН с 15% ставкой важно точно документировать расходы на топливо, иначе риск проверок и штрафов. В 2023 году ФНС удвоила количество проверок по топливным расходам: по отчету за 1 кв. 2023 года, их число выросло на 37% по сравнению с 2022 годом. При УСН «Доходы минус расходы» с 15%-й ставкой, действующей с 1 января 2023 года по п. 3 ст. 346.15 НК РФ, несоответствия в документах, это риск отказа в вычете расходов и штрафов до 20% от суммы налога.

Что понадобится

• Договор с клиентом (с указанием всех условий по доставке)
• Транспортная накладная (ТН), по форме, утвержденной приказом Минтранса
• Акт приема-передачи груза (с подписями и печатью)
• Информация о коде ТН ВЭД, если груз подлежит контролю
• Данные по ИНН плательщика, строго по данным из реестра ФНС
• Для международных перевозок, код страны назначения по ISO 3166-1

1. Выбираем режим налогообложения, все по правилам

При работе с клиентами по системе ЭДО, с 1 января 2023 года обязательна электронная фискальная отчетность. Без нее ФНС может признать доход незаконным. При УСН «Доходы минус расходы» с 15%-й ставкой, действующей с 1 января 2023 года по п. 3 ст. 346.15 НК РФ, расходы на топливо, оплату труда, аренду и страховку подтверждаются только при наличии полного пакета документов. Если расходы не подтверждены, ставка может увеличиться до 20%.

2. Проверяем код ТН ВЭД, без него груз не пройдет

При перевозке грузов через ЕАЭС, особенно если это химикаты, лекарства или электроника, нужно указывать код ТН ВЭД. Ошибся, и груз задержат на границе. Проверяйте по официальной базе ЕАЭС. Недавно один клиент потерял 3 дня из-за неверного кода, и заплатил штраф. Ставьте верный, и не думайте, что «сойдет»

3. Заполняем транзитные документы, строго по шаблону

Для транзитных перевозок через ЕАЭС, обязательно заполнять электронный транзитный документ (ЕТД) в системе ЕАЭС. Делать это нужно до пересечения границы. Опоздали, штраф 5000 рублей. Плюс: если вы не указали код страны назначения, система откажет. А если в накладной указан «автомобиль», а на деле был автопоезд, штраф до 5000 рублей. Уточняйте вид транспорта заранее.

4. Сверяем данные, не пропустите расхождение

Частая ошибка: в ТН, данные о грузе, в акте, другие. ФНС это видит. Если разница, вы не можете вычесть НДС. Проверяйте по каждому пункту: вес, объем, код товара, описание. Недавно у одного перевозчика сорвались 200 тысяч рублей из-за несоответствия в 15 строках. Проверяйте дважды.

анкор

5. Обязательные устройства, GPS-трекер

С 2022 года, обязателен GPS-трекер на всех машинах, которые едут более 100 км. Данные должны поступать в систему в реальном времени. Нет трекера, штраф. Есть, данные должны быть доступны при проверке. Проверяйте, чтобы устройство работало, а данные синхронизировались.

6. Для опасных грузов, разрешение Ространснадзора

Перевозка грузов Класса 1–9 требует специального разрешения. Номер, в документах. Без него, штраф, задержка, возможная уголовная ответственность. Проверяйте срок действия. Если срок прошел, начинайте заново.

Чек-лист: что проверить перед отправкой

1. ИНН плательщика, точно совпадает с реестром ФНС
2. Код ТН ВЭД, актуальный и верный
3. Вид транспорта, указан правильно (автомобиль / автопоезд)
4. Данные в ТН и акте, идентичны
5. GPS-трекер, включён и передает данные
6. Для международных перевозок, код страны по ISO 3166-1
7. ЕТД, заполнен и отправлен до пересечения границы

Частые ошибки, и как их избежать

• Ошиблись в ИНН, вычет НДС откажут. Проверяйте в ФНС по сервису «Проверка контрагента»
• Указали «автомобиль» вместо «автопоезд», штраф до 5000 рублей
• Не заполнили ЕТД вовремя, штраф 5000 рублей
• Нет трекера, штраф, задержка, возможность снятия с реестра
• Разрешение на опасные грузы просрочено, запрет на перевозку

Вопрос–ответ

• Вопрос: Что делать, если в акте на топливо не совпадает объем с накладной?
  Ответ: Несоответствие может быть основанием для отказа в вычете. Проверьте данные в системе «Система контроля топлива» (СКТ) и при необходимости уточните с поставщиком.
• Вопрос: Какие документы ФНС проверяет в первую очередь при проверке расходов на топливо?
  Ответ: Накладные, акты приема-передачи, транспортные накладные, данные из бортжурналов и отчётов по расходу топлива.

Главное, не полагаться на «все будет норм». Каждая ошибка, это риск. А в 2023 году ФНС проверяет 15% компаний на УСН. Лучше быть готовым.

рабочая ссылка на blacksprut 1blacksprut me